Office Manager (m/w/d) - Multi-Family-Office

  • Ort: Düsseldorf
  • Schwerpunkt: Assistenz / Sekretariat
  • Erfahrung: Berufserfahren
  • Vertragsart: Full or part time
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Gestalte Deine Zukunft bei ECOVIS KSO

Als Office Manager (m/w/d) Multi-Family-Office wirst Du Teil der unkonventionellen ECOVIS-KSO-Familie. Du engagierst Dich in der Eigenorganisation und dem Controlling, bist Ansprechpartner für unsere Mandanten und koordinierst deren Anliegen, u. a. in Kooperation mit unseren interdisziplinär zusammenarbeitenden Expert:innen in den Bereichen Steuerberatung, Rechtsberatung, Unternehmensberatung sowie Wirtschaftsprüfung, aber auch mit externen Partnern der Mandanten wie Banken, Hausverwaltungen oder Versicherungen. Du hinterfragst mit Bedacht die Herausforderungen unserer Fachabteilungen, wächst mit Deinem Team über Dich hinaus und gibst Antworten auf Fragen, die noch gar nicht gestellt wurden? So funktionieren wir und genau das verstehen wir unter „persönlich gut beraten“ – intern sowie extern. Dies funktioniert nur in Teams, in denen Eigenverantwortung und Sorgfalt ebenso wichtig sind wie unternehmerisches Denken und Zuverlässigkeit. Wir sind typisch Ecovis, sind aber außergewöhnliche Mitarbeitende: Eat. Sleep. Work. Repeat. ist nicht unser Ding. Überzeug Dich gerne selbst davon.

Hier bist Du gefragt

  • Allgemeine Assistenztätigkeiten (u. a. Postein- und -ausgang, Digitalisierung von Mandantenunterlagen, In- und Outbound-Telefonie, Rechnungsweiterleitung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Verfassung von Mails und Briefen an die Partner der Kunden)
  • Aktualisierung der Vermögensübersicht und der Liquiditätsplanung unserer Kund:innen sowie Informationsverdichtung von Geschäfts- oder Beteiligungsberichten
  • Enge Zusammenarbeit mit unseren Fachabteilungen in der Steuerberatung, Rechtsberatung und Unternehmensberatung, externen Partnern der Kunden sowie entsprechende Auftragsweitergabe bzw. -einholung
  • Controlling der Banken und Versicherungen sowie der Hausverwaltungen
  • Terminüberwachungen und Botendienste für unsere Kund:innen wie z. B. Schlüsselabholung und -rückgabe sowie Beschaffung oder Reparaturabgaben von Wertgegenständen (iPad, Handy, Schmuck o.ä.) 

Dein Weg zu uns

  • Erfolgreich ausgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement oder Rechtsberatung
  • Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation/Assistenz/Office, gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word und Excel)
  • Eigenständiges Erarbeiten von Lösungsmöglichkeiten für unbekannte Sachverhalte
  • Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift zwingend erforderlich und gute Englischkenntnisse wünschenswert
  • Eine strukturierte Arbeitsweise, Engagement, Zuverlässigkeit sowie Verantwortungsbewusstsein sind für Dich selbstverständlich
  • Ganz wichtig: Du magst Spaß auf der Arbeit & im Team – dann bist Du bei uns genau richtig :

Warum ECOVIS KSO?

  • Ganz oben steht bei uns das Betriebsklima, denn wir kommen nicht nur zum Arbeiten ins Büro, sondern auch zum Spaß haben: Offene Unternehmenskultur, familiäres Arbeitsumfeld, direkter Kontakt zur Geschäftsführung und geförderter teamübergreifender Austausch 
  • Homeoffice-Möglichkeiten, flexible Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis sowie kurze Freitage, um entspannt ins Wochenende zu starten 
  • Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung – wir richten uns ganz nach Deinem Erfahrungsgrad
  • Proaktive Unterstützung bei Deiner Fort- und Weiterbildung durch eine geregelte Fortbildungsrichtlinie sowie eine individuelle Einarbeitung durch Deinen persönlichen Paten
  • Regelmäßige Firmen- und Teamevents - vom Marathon-Staffellauf & Wasserski über Grillen bis hin zur exklusiven Weihnachtsfeier ist neben unserem monatlichen „Lekker-Dienstag“ für jeden etwas dabei!
  • Selbstverständlich dürfen kostenfreie Erfrischungsgetränke, Kaffee und Tee sowie das Feierabendbier und der wöchentliche bunte Obstkorb nicht fehlen. 
  • Tolle Mitarbeitendenangebote 
    • Urban Sports Club-Mitgliedschaft im M-Tarif  
    • JobRad inkl. 25-Euro Zuschuss, Full-Service und Komplett-Versicherung
    • Deutschlandticket oder Parkplatz vor Ort - It's your choice
    • Vertrauliches und anonymes Mental Health Coaching rund um die Uhr
    • Vermittlungsservice für Kinderbetreuung und Pflegeangebote für Angehörige
    • Leistungsorientierte Vergütung, betriebliche Altersvorsorge (bAV) & Berufsunfähigkeitsversicherung (BU)
    • Vergünstigungen über Corporate Benefits
  • Benefits können je nach Standort /Stelle /Team von der Auflistung abweichen

Kontaktinformationen

Gerne steht Dir unser Recruiting-Team unter karriere-kso@ecovis.com oder der 0211 908670 für jegliche Fragen zur Verfügung:

Tanja Behle (✉️ tanja.behle@ecovis.com; ☎️ 02173 39947-147)
Loreen Kaminski (✉️ loreen.kaminski@ecovis.com; ☎️ 0211 90867-631)
Annika Schier (✉️ annika.schier@ecovis.com; ☎️ 0221 71596-301)
Elina Sonnabend (✉️ elina.sonnabend@ecovis.com; ☎️ 0211 90867-569)
Lena Wördehoff (✉️ lena.woerdehoff@ecovis.com; ☎️ 0211 90867-613)
Jessica Baumann (☎️ 0211 90867-742)

Wir freuen uns auf Dich!


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Steuerberatung, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung

Über Uns

Mittelständische Familienunternehmen, internationale Unternehmen, inhabergeführte Betriebe, Freiberufler und Privatpersonen fühlen sich bei ECOVIS KSO persönlich gut beraten. Wir Ecovisionäre begleiten unsere Mandant:innen in allen Lebens- und Unternehmenslagen, stellen Weichen für die unternehmerische Zukunft, lösen steuerliche Gestaltungsfragen, stellen Rechtsformen auf den Prüfstand, optimieren kaufmännische Prozesse, nehmen Verträge unter die Lupe, ebnen den Weg für Auslandsgeschäfte und wappnen Unternehmen für Digitalisierung und Nachfolge. Erlebt die ECOVIS KSO auf https://ecovis-kso.com/ oder besucht uns auf LinkedIn, Instagram oder YouTube und erfahrt, dass "persönlich gut beraten" den Unterschied macht - nicht nur für die Mandant:innen sondern auch für die Mitarbeitenden. 

In Deutschland gehört das Ecovis-Netzwerk zur Top 10 der Branche. In über 100 Büros arbeiten mehr als 2.100 Mitarbeiter:innen. Weltweit sind es mehr als 11.000 in über 90 Ländern. Ecovis ist ein seit 2003 dezentral etabliertes Erfolgskonzept, welches Lösungen mit Augenmaß entwickelt. 

Was hat Wasserski mit einer Kanzlei zu tun? Wir verraten es Dir!

Du willst mehr erreichen?

Hier steht Dein Wachstum im Mittelpunkt. Durch regelmäßige Fortbildungen bieten wir Dir die Möglichkeit, Deine Fähigkeiten kontinuierlich weiterzuentwickeln und neue Herausforderungen anzunehmen.

Unsere Kanzlei ist an mehreren Standorten vertreten, was uns ermöglicht, eine Vielzahl von Perspektiven und Expertisen zu vereinen. Dabei arbeiten wir eng zusammen und profitieren von einem intensiven Wissensaustausch.

Arbeit ist nicht alles! Bei uns stehen auch gemeinsame Events und Feiern hoch im Kurs. Ob Sommerfest beim Wasserski, Weihnachtsfeier oder Teambuilding-Events – wir legen großen Wert auf ein starkes Miteinander und eine positive Arbeitsatmosphäre.

Außerdem wissen wir, dass Erfolg nur gemeinsam erreicht werden kann. Deswegen sind wir immer für einander da und lösen Herausforderungen im Team.

🚀 Bleibt dran und verpasst kein Perönlich.Direkt.Gefragt.

Das sagen unsere Mitarbeitenden

Verschiedene Teammitglieder:innen aus unseren unterschiedlichen Standorten beantworten persönliche Fragen, um ihre einzigartigen Persönlichkeiten vorzustellen. Wir sind fest davon überzeugt, dass diese Videos nicht nur unterhaltsam sind, sondern den starken Teamgeist und die bunte Vielfalt unserer Kanzlei präsentieren. Hier bekommst Du einen exklusiven Einblick hinter die Kulissen.

Was macht unsere Start-Up-Beratung?

Wir stellen das 'Pooling-Vehikel' vor und zeigen, wie Anteile am Start-up vergeben werden, ohne die Kontrolle zu verlieren.

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